Transformation digitale : préparer son cahier des charges

La transformation numérique est un projet transformateur pour l’entreprise qui demande un investissement global du management comme des équipes, au niveau de la stratégie comme au niveau technique. La création d’un cahier de charges clair et pertinent aux besoins de l’entreprise est l’une des étapes fondamentales de la conduite du changement vers le digital. C’est sur la base de ce document que vous pourrez sélectionner les solutions les mieux adaptées pour votre activité et tirer le plus d’avantages possibles de la digitalisation : ERP, CRM, BI, MES, etc.Voici tout ce que vous devez savoir pour préparer votre cahier des charges et entamer le processus de transformation digitale pour votre entreprise.


Comprendre l’importance du cahier des charges

Le cahier de charge n’est une simple formalité administrative. C’est un document clé qui vous aide à structurer votre projet de transformation numérique, organiser les tâches entre les différentes personnes impliquées et de prévenir ainsi les problèmes qui peuvent advenir dans tout projet. Document de référence, censé être clair et précis, le cahier de charges permet de créer une base de compréhension commune entre l’entreprise et les fournisseurs des solutions de gestion, pour éviter tout malentendu et déployer le projet de façon efficace et satisfaisante.

Le cahier des charges est un plan qui explique les étapes, les ressources à engager et clarifie les objectifs visés par la transformation digitale : augmentation de la performance, optimisation du circuit de vente, organisation du travail à distance, automatisation des tâches, gains de temps, etc. C’est un document qui doit s’intégrer dans la stratégie globale de l’entreprise et qui l’engage contractuellement par la suite au concepteur ou éditeur de solutions dans un projet transformateur et durable. Il permet au management de savoir exactement ce dans quoi ils s’engagent et de faire un investissement pertinent (notons par exemple que 3 projets ERP sur 4 coûtent plus que prévu, à cause d’un manque de préparation).

A quelle étape de la transformation numérique faut-il élaborer un cahier de charges ?

Le cahier des charges sera la fondation et la feuille de route pour votre projet. Il est donc essentiel de l’élaborer dès le début du projet de transformation digitale, c’est-à-dire dès que vous commencez à ébaucher l’idée. Cela vous permettra de préciser votre vision et vous mettre d’accord avec vos équipes sur le changement à enclencher. En effet, il est essentiel d’impliquer les collaborateurs dès les prémisses du projet. Car leurs motions vous aideront à élaborer un plan qui répond aux besoins concrets de l’entreprise et ainsi impliqués, seront moins rétifs au changement, ils seront plus à même d’adopter les nouvelles solutions mises en place.

Les éléments constitutifs d’un cahier de charges

Pour remplir son rôle de plan et de diagramme d’exigences de l’entreprise, pour renseigner efficacement la feuille de route du projet de transformation numérique, un cahier des charges doit intégrer les éléments suivants :

  • La description du contexte, des enjeux et du positionnement stratégique du projet pour l’entreprise.
  • Le but du projet et ses objectifs.
  • La formalisation des besoins de manière synthétique et chiffrée.
  • Les caractéristiques techniques, fonctionnelles et organisationnelles du projet de transformation digitale.
  • La description des moyens disponible e à pourvoir.
  • La liste des contraintes à prévenir.
  • Le capital humain concerné par le nouveau projet.
  • Un planning prévisionnel des tâches à accomplir.
  • Les normes de gestion des livrables et production de la documentation.
  • Les attentes et les conditions requises du fournisseur de l’offre.
  • Se faire accompagner dans l’élaboration du plan de transformation digitale

Si vous êtes une TPME ou que vous vous engagez dans l’élaboration d’un cahier des charges pour la première fois, si toute l’entreprise vous semble complexe et que vous avez du mal à définir avec exactitude vos besoins en termes de transformation digitale, il peut être utile de se faire accompagner. Des intégrateurs spécialisés dans votre secteur d’activité ou métier peuvent vous apporter l’assistance nécessaire dans la définition de vos besoins et l’a construction d’un plan de déploiement adapté pour une transformation digitale pérenne.

Pégase, EXPERT de la transformation numérique, propose des solutions de gestion ERP (Divalto), CRM (Divalto Weavy), MES (AquiWEB), RFID et BI (Power BI). Nous avons accompagné plusieurs entreprises au Maroc, en Algérie, en France, à la Réunion et aux Caraïbes dans la digitalisation de leurs processus et l’amélioration de leurs performances. Pour en savoir plus sur les moyens de pérenniser votre activité à travers la transformation numérique, 

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