Mise en place d’une solution ERP : les erreurs fréquentes à éviter

L’ERP est un projet transformateur pour l’entreprise. Par-delà la solution logicielle, adopter un ERP implique de repenser ses pratiques de gestion. Il s’agit de moderniser les processus de l’entreprise pour gagner en efficacité et en compétitivité. Pour y réussir, la mise en place d’un ERP doit être accompagnée d’une stratégie globale, touchant à tous les services et impliquant l’ensemble des utilisateurs. Cette stratégie doit prévoir certaines des résistances que vous pouvez rencontrer en cours de chemin. Voici quelques-unes des erreurs fréquentes à éviter lors de l’intégration d’une solution ERP.

Mise en place d’une solution ERP : les erreurs fréquentes à éviter


Des attentes floues

Le cadrage du projet ERP est essentiel à sa réussite. Si vos attentes sont floues et que vous n’avez pas d’objectifs précis, chiffrés, votre fournisseur ne pourra pas vous apporter une réponse précise et vous vous retrouverez avec un rendu peu satisfaisant. Avant de vous lancer, vous devez avoir une idée plus ou moins précises des aspects suivants : stratégie de l’entreprise, besoins spécifiques en termes de gestion, budget à allouer et calendrier des opérations. Tout au long de la mise en place, les réalités du terrain vont vous rattraper et vous devrez faire preuve de flexibilité. Mais avoir ce cadre initial vous permettra de mieux gérer les imprévus et de maîtriser le déroulement du projet.

Le manque d’engagement

L’ERP est un projet colossal qui demande un grand degré d’engagement à tous les niveaux de l’entreprise. La mise en place d’une solution ERP exige, entre autres : la définition des processus et des flux de travail, la migration des données, l’établissement d’une stratégie et l’allocation des ressources. Les cadres et les responsables doivent être les premiers à s’investir en apportant leur propre expertise dans le cadrage de la stratégie. Vous devez également former une équipe représentative des différents services. Cette équipe aura pour rôle de préparer le démarrage du projet et pour ce faire, elle aura besoin du temps et des ressources nécessaires, ils doivent bénéficier d’une marge de manœuvre suffisante pour y réussir.

La résistance au changement

La résistance au changement est chose naturelle au début de tout projet. Mais le management doit être capable de l’anticiper et de la gérer en amont. Avant que l’ERP ne soit effectivement mis en place, l’ensemble de votre personnel doit y être réceptif. Pour vaincre les résistances, il faut d’abord en comprendre la cause : vos collaborateurs ont-ils peur de changer leurs habitudes ? Pensent-ils que leurs compétences deviendront obsolètes ? Il faut répondre à leurs inquiétudes et expliquer les avantages du logiciel pour les rassurer. La communication est cruciale au début d’un projet ERP : elle doit être claire, fréquente et personnalisée aux besoins des métiers de chacun pour solliciter le maximum d’engagement de la part des collaborateurs.

Négliger la formation des utilisateurs

La formation à un nouveau logiciel demande du temps et des ressources, mais c’est un investissement pérenne. C’est ce qui va assurer que vos collaborateurs seront à même d’utiliser la solution ERP et d’en tirer tous les bénéfices pour l’entreprise. Miser sur quelques jours de formation seulement, c’est sous-estimer les besoins des utilisateurs. Résultat : des lenteurs et des erreurs qui annulent tout l’intérêt d’un ERP. Souvent la formation initiale n’est guère suffisante. L’ERP est un outil qui évolue avec votre entreprise. Il faut prévoir des formations continues pour garantir la réussite du projet ERP sur le long terme.

Une faible implication des collaborateurs

Les collaborateurs vont être les utilisateurs de l’ERP au quotidien. Il est nécessaire de les impliquer dès le début du projet pour que la solution soit facilement adoptée. Une erreur fréquente chez les managers est de ne les solliciter qu’une fois la solution mise en place. Au contraire, les employés doivent être consultés en amont, dans la configuration et le paramétrage de l’ERP mêmes. Si la solution n’est pas adéquate aux besoins réels des services, elle sera sous-utilisée voire mise de côté par beaucoup d’utilisateurs. Une ERP adéquat, qui assure un réel gain de performance à l’entreprise, doit être construit à tous les niveaux et impliquer tous les utilisateurs potentiels.

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