Véritable défi pour les entreprises, le passage obligatoire à la facturation dématérialisée va nécessiter une certaine réorganisation interne. Nouvelles procédures de sécurisation des factures, nouveaux processus de gestion comptable, nouvelle organisation des locaux et formation approfondie des équipes.
Quels sont les avantages de la dématérialisation et comment choisir le bon outil pour vous accompagner dans cette transition ?
Dans cet article, nous vous présentons les principaux éléments à prendre en compte pour choisir votre logiciel et pourquoi la dématérialisation de la facturation est-elle devenue un enjeu essentiel et ce qu'elle peut signifier pour votre entreprise ?
Les nouvelles obligations légales en matière de dématérialisation. D'ici 2025, toutes les entreprises seront légalement tenues de se conformer à une nouvelle réglementation imposant la dématérialisation des factures entrantes et sortantes.
La loi prévoit déjà que l'échange de factures entre les administrations et les entreprises se fasse sous forme électronique à partir du 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises françaises. La réglementation sera mise en place progressivement entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025 pour toutes les autres transactions inter-entreprises.
Les avantages de la dématérialisation pour les entreprises
Un gain financier
Les chiffres concernant le coût du traitement manuel d'une facture papier sont éloquents. Les statistiques estiment qu'environ 5% du chiffre d'affaires d'une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papier.
Au-delà des coûts directs, il y a aussi le coût indirect de la gestion des factures papier. Il a été démontré que les services comptables passent environ 30% de leur temps de travail à saisir manuellement les factures papier. Mais ce n'est pas tout, environ 7,5 % des factures papier gérées par une entreprise sont perdues et le travail de recherche et de réémission n'est pas négligeable pour les entreprises.
Un gain de temps
La dématérialisation des factures permet également de gagner beaucoup de temps. Le service client pourra optimiser la recherche des factures émises, le service commercial pourra maximiser la recherche d'informations liées aux factures, le service marketing pourra définir et visualiser les coûts plus facilement, etc.
Gain de place
La dématérialisation des factures permet enfin aux entreprises de gagner de l'espace. En effet, pour de nombreuses entreprises, les archives représentent une masse importante de documents qui doivent être gardés et conservés pendant plusieurs années.
En résumé, la dématérialisation des factures va vous permettre de :
- Des économies de papier ;
- Une facilitation du travail d'archivage et de comptabilité ;
- Des délais de paiement plus courts et donc une meilleure santé financière de l'entreprise ;
- La transparence, la sécurité et la fiabilité de vos données ;
- Une réduction des erreurs de saisie dues à la ressaisie des données ;
Comment trouver le bon logiciel pour accompagner votre transition ?
Critères pour l'entreprise
L'ensemble de votre entreprise sera impacté par la mise en place de la dématérialisation des factures, et chacun devra trouver sa place dans ce nouveau processus. Il est donc important de choisir un logiciel qui répondra au mieux à toutes les contraintes et spécificités de votre entreprise. Faisons le point sur tous les critères à prendre en compte.
Tout d'abord, vérifiez les capacités d'importation de vos factures. Pour faciliter votre gestion quotidienne, vous devez pouvoir récupérer tous vos documents (factures, bons de livraison, bons de commande et autres documents) via plusieurs canaux. Pensez à vérifier que le logiciel de dématérialisation que vous choisissez supporte différents canaux d'importation de factures (e-mail, mobile, portail fournisseur) mais aussi plusieurs formats (papier, PDF, photos, etc.).
Prêtez attention aux capacités de reporting. La dématérialisation, si elle est couplée au bon logiciel, permet un suivi beaucoup plus précis de la comptabilité. Vérifiez si le logiciel de gestion des factures vous permet de créer des rapports précis sur les flux de trésorerie, les flux futurs, etc.
Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez offre un niveau de sécurité et de traçabilité suffisant. La traçabilité de bout en bout et la sécurisation/archivage des transactions est un élément clé de la dématérialisation fiscale des factures. La solution que vous choisissez doit également offrir des mécanismes d'authentification des utilisateurs, un archivage et un classement électronique sécurisé, ainsi que des environnements robustes et résistants aux attaques.
Enfin, réfléchissez au type de logiciel que vous souhaitez adopter. Les logiciels SaaS/cloud sont souvent moins coûteux et plus faciles à entretenir. Ils constituent la solution idéale si vous souhaitez quelque chose de simple et d'efficace. Les logiciels sur site (installés sur vos machines, localement), en revanche, offrent l'avantage d'un meilleur contrôle des données et d'une personnalisation avancée.
Critères pour vos employés
Vos employés doivent également être impliqués dans votre décision. S'ils ne soutiennent pas la solution que vous choisissez, c'est tout votre projet de dématérialisation qui risque d'être compromis.
Le premier critère pour les employés est l'accessibilité du logiciel. Choisissez des solutions auxquelles vos collègues peuvent accéder facilement, quel que soit leur environnement de travail (au bureau ou à la maison) et quel que soit leur appareil (mobile ou ordinateur).
Pensez également à intégrer votre logiciel de dématérialisation aux autres outils de votre suite comptable. Afin de fonctionner de manière fluide pour vos employés, la solution que vous choisirez devra être un centre de regroupement de tous vos départements. L'objectif sera de trouver le logiciel le plus adapté à votre utilisation, et de rendre la transition fluide pour les utilisateurs, notamment pour l'exportation des données.
Enfin, renseignez-vous sur les possibilités d'évolution du logiciel. Après un certain temps d'utilisation, votre personnel pourra vous faire part des options ou des améliorations nécessaires pour mieux gérer les procédures. Certains logiciels, notamment les logiciels sur site, peuvent nécessiter l'achat de mises à niveau payantes pour bénéficier des dernières mises à jour du développeur. Les logiciels en cloud ou SaaS, en revanche, présentent l'avantage d'être mis à jour en permanence sans nécessité de dépenses ou de maintenance supplémentaires.
La dématérialisation va permettre un contrôle accru de la fraude, des litiges, de la non-conformité, etc. Tout en optimisant la productivité. L'idéal pour toutes les entreprises est de trouver le bon équilibre entre le périmètre fonctionnel, le niveau d'automatisation et la facilité d'utilisation et d'intégration. Trouver le bon logiciel pour dématérialiser vos factures sera un véritable atout pour votre évolution.
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